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你有本事同时做几件事,却没有把一件事做好的能力

2017年12月22日

 你是不是认为,高效团队要有周密的计划?


同时可以做好几件事?加班能让你的工作更出成效?NO

《敏捷革命》告诉大家,每当要去做一件事情时,不要制定太多完美计划,最高效的办法就是带领团队直接就去做,专注于这一件事情,一次性把这件事情做完做好,不要盲目加班,让工作与业余生活平衡,在工作时间高效完成,在业余时间健身学习,相得益彰,保持创造力,享受工作。

 

思维拓展


1. 冲刺只是利用一个周期性的视角去看待时间,却带来了意想不到的结果。它会让你知道项目的截止日期,会让你有紧迫感、新鲜感。它会让一件事情变得有始有终,做到件件有着落,事事有回音。

 

2. 提高产品成功几率的秘诀是让你的产品用最快的速度出现在大众面前,马上获得及时反馈,立即实现价值或者获得及时修正。

 

3. 如果你没有自己的企业,你也可以把你自己当做一个企业去经营:用冲刺的办法快速学习一项技能,解决一个问题,用每日立会的办法进行复盘总结,一次只做一件事来保持高度的注意力,让你的每个计划踏实落地。

 

一、提高团队效能的合作方式


1. 小而精的团队才能保持最高效能

高效能的团队一般是由3-7个人组成的。因为大脑的记忆功能是有上限的,一次大概只能记住4样东西。当团队人数增加时,彼此合作的沟通渠道就会增加。5个人的沟通渠道是10条,10个人的沟通渠道就达到了45条。这超过了大脑的承受能力,团队成员需要把大部分的注意力都放在沟通和等待上,使整个项目进度缓慢。

 

【案例】

App开发领域的传奇人物劳伦斯·普特南曾花大量时间调研团队人数和团队效能的关系。他从数百家企业里选取了491个难度相等的中型项目作为调研数据,结果显示,3-7个人的团队需要的时间只有9-20个人团队所需时间的25%。

 

2. 用“冲刺”提高团队的工作效率

冲刺要求团队把固定的一段时间当做冲刺期,在冲刺结束的时候交付产品。这个产品必须公开交付,如果超过一半的人觉得这个产品不好,这个项目就会被毙掉。毙掉之后你可以立即开始下一个冲刺期,设计下一件你喜欢的产品。

冲刺的优点是用周期性的视角看待时间,一次只解决一个问题,让产品用最快的速度出现在大众面前,马上获得及时反馈,加快产品的交付速度,增加产品的成功几率。

 

【案例】

维基速度团队是一个以快闻名的生产汽车团队。他们生产一台定制汽车的时间要比宝马、奔驰快一倍左右,汽车性能和安全性也很有保障。大部分汽车时速都能达到140英里,碰撞试验达到5星级。

他们团队提高效能的秘诀就是冲刺。把一周时间定为冲刺周期,每周四在一起开会,确定本周要解决的问题。这个任务一旦确定就被锁定,任何人不得更改和增减任务。大家必须在一周之内集中精力解决这一个问题,下个周四必须彻底解决上周的问题。

 

3. “每日立会”高效复盘工作

每日立会的小规则:开会时间固定,全体成员参加,开会时间不超15分钟。开会时用站姿调动积极性,会议最终落实在今日项目上。他们还把项目进展写在大白板上,放在企业公共区域共享,减少团队成员沟通成本。

4. 避免员工加班

麦肯锡企业发现,员工最高效的工作状态是:每周工作时间不能超过40小时。减少员工的工作时间可以让他们过上平衡的生活,平衡的生活节省了员工决策时的注意力,减少犯错的几率,提高团队任务的速度和质量。

 

二、团队成员高效的做事方法


1. 一次只做一件事

人类大脑信息处理的能力是存在瓶颈的,每次只能思考一件事情。当你在不同任务间切换的时候,一定会花费一些脑力去结束上一个任务,再从记忆里把你要实行的新任务拉出来进行切换。在任务切换过程中必然会浪费时间,只是长短的问题。

 

【案例】

《高质量App项目管理》一书中曾做过数据分析:当你做一个项目时,该项目获得时间比例为100%,时间损失为0。当你同时开展两个项目时,每个项目获得的时间比例为40%,时间损失为20%。当你同时开展5个项目时,每个项目获得的时间比例仅仅是5%,任务转换造成的时间损失是75%。

多任务切换效率低下的本质原因是,没有办法长时间集中注意力。这种行为还会在短时间内拉低人的智商。

 

【案例】

伦敦大学找了4男4女进行多任务切换时的智商测试,第一次是在安静的环境中测试,第二次是在容易分心的环境中测试。测试结果显示在分心的环境中,大家的平均智商下降了10个百分点。更有趣的是男性智商比女性下降得快,这是因为大部分的男性专注力比女性高,所以当他们被放在一个分心的环境中,产生的影响会更加明显。

 

2. 一次就把事做对

欧洲生产汽车每100辆有78.7辆瑕疵品,日本丰田每100辆只有34辆瑕疵品。产生差异的根本原因是面对错误的解决方式。

欧洲生产线生产汽车时,先保证所有的零件都能正确地组装在一起,组装好了之后,再由几十个高级专家一起纠正所有问题。丰田车间,当生产线上出现问题时,每一个员工都有权力立即停止整个生产线,大家全都停下来集中解决生产线上现在出现的问题。这个小小的差异让丰田瑕疵率比欧洲汽车降低一倍,这是因为事后修复需要付出的时间和成本是马上修改的24倍。所以最高效的办法就是一次就把事做对。

 

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